27 septembre 2023 Comment gérer un projet numérique dans un contexte de reddition de comptes

Afin de s’assurer de l’obtention de toutes les sommes accordées par la subvention, il faut bien suivre le plan établi et déposé avec la demande. N’hésitez pas à demander dès le départ les documents de reddition de comptes afin de valider ce que vous avez besoin de déposer pour obtenir les versements de la subvention. Ainsi, vous saurez ce dont il faut garder des traces et quels sont les réponses attendues.

Première question à se poser : Qui réalisera notre projet? Premier cas de figure : vous avez déjà identifié un fournisseur avant votre dépôt de projet. Prenez le temps avec la firme de planifier la réalisation du projet, l’échéancier de livraison (en accord avec les requis de votre subvention), la répartition des responsabilités et de valider ce qui est inclus ou non dans le devis. Idéalement, un contrat ou une offre de services détaillée devrait encadrer votre entente de collaboration. Advenant un litige ou une mésentente en cours de projet, vous aurez ainsi un levier.

Vous n’avez pas trouvé votre fournisseur? Idéalement, dans une première étape, vous avez clarifié votre projet et votre devis technique. Ces informations serviront de base à un appel d’offres que vous pourrez soit rendre public ou envoyer sur invitation à des fournisseurs ciblés, de préférence référencés par des entreprises satisfaites de leurs services. Si vous pouvez avoir l’aide d’un expert en numérique pour analyser les offres de services avec vous, n’hésitez pas. Vous aurez ainsi un filet de sécurité et pourrez mettre le doigt sur de potentielles lacunes dans les offres reçues. Une fois le fournisseur choisi, mettez sur papier votre entente et planifiez le déroulement du projet.

Ces contrats ou offres de services devront cadrer avec le projet déposé et pour lequel le financement a été obtenu. Si le projet diffère légèrement, assurez-vous de pouvoir le justifier, mais aussi validez avec le subventionnaire que le changement est autorisé en amont de la réalisation.

Une fois le plan de travail établi, identifiez un membre de votre équipe qui sera le gestionnaire du projet et s’assurera de suivis réguliers avec le fournisseur. Cette ressource devra être en mesure de répondre aux questions du fournisseur, de lui fournir les informations ou les contenus dont il a besoin pour réaliser le projet et pourra approuver les différents jalons de réalisation du projet. Le respect de l’échéancier ne repose pas seulement sur le fournisseur, mais aussi sur vous, surtout si vous avez besoin d’alimenter le fournisseur en contenu. Un imprévu cause des délais? N’hésitez pas d’en faire part au subventionnaire si vous avez une limite de temps pour la finalisation du projet. Il sera plus facile de s’ajuster en amont que de justifier en aval.

Conservez les factures du projet, même pour les dépenses non-admissibles. Ce ne sont pas tous les subventionnaires qui exigent les preuves des dépenses, mais cette approche facilitera grandement votre gestion de projet et vous pourrez plus facilement répondre aux questions du subventionnaire le cas échéant.

Assurez-vous de respecter les délais de reddition de comptes, notamment s’il y a des rapports de mi-projet à déposer. Ajoutez ces dates au calendrier de travail. Pour certains projets majeurs, vous pourriez avoir à déposer un audit. Prévoyez le planifier dans la gestion de projet pour respecter les délais de la reddition de compte.

Une fois le projet implanté, formez votre équipe au nouvel outil ou permettez-lui d’explorer l’expérience, selon le type de projet que vous avez mené. Une étape à ne pas négliger pour que le projet soit une réussite!

Finalement, documentez les différentes étapes du projet, rencontres, livraison de certaines étapes du projet (version beta), phase test, formation, etc., surtout si vous rencontrez des écueils en cours de route. Cette documentation facilitera grandement la rédaction de vos documents de reddition de comptes.

Votre reddition de comptes terminée et le projet mené à bien, il est maintenant temps de songer à la suite. Que ce soit pour le maintien du projet (licences à renouveler), pour la mise à jour des équipements (dans 5 ou 10 ans selon le type d’équipement) ou pour une bonification de l’expérience, restez à l’affût des prochaines possibilités de financement.

Cet article est rendu possible grâce au Programme de soutien au virage numérique des activités, attractions et événements touristiques québécois, financé par le ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie (MEIE) et le ministère du Tourisme (MTO) dans le cadre de l’Offensive de transformation numérique. La gestion de ce programme a été confiée à Événements Attractions Québec.

Pour en savoir plus, veuillez consulter le site Web Virage Numérique ou envoyer vos questions par courriel à numerique@eaq.quebec.

Écrit par Claudine Drolet

Claudine Drolet est détentrice d’un baccalauréat en communication, profil journalisme, ainsi que d’un certificat en criminologie et d’une maîtrise en histoire. Elle a œuvré comme journaliste pour Radio-Canada pendant une douzaine d’années. Elle a ensuite occupé le poste d’agente de développement culturel — volet patrimoine, à Culture Shawinigan, puis celui de responsable des communications et des événements à la Chambre de commerce et d’industrie de Shawinigan. Depuis mars 2018, elle travaille au DigiHub où elle occupe le poste de coordonnatrice des pôles culturels. Elle est notamment responsable de la coordination du projet Muséolab, du laboratoire numérique du Salon du livre de Trois-Rivières et de celui de l’Orchestre symphonique de Trois-Rivières.