27 septembre 2023 Comment monter un projet numérique dans le cadre d’une demande de subvention?

Dates de tombée, critères de financement, objectifs des programmes…comment s’y retrouver et surtout bien profiter de ces leviers pour réaliser ses projets?

Tout commence par une bonne planification en amont. En effet, une vision bien établie du développement de notre entreprise ou de notre organisme facilitera l’utilisation de ces leviers que sont les programmes de financement. Votre première étape devrait donc cibler les programmes d’accompagnement pour définir votre plan de match numérique. Ces demandes sont souvent plus simples à remplir et n’exigent pas une description détaillée de votre projet, mais plutôt de vos enjeux et objectifs. Ici, une bonne connaissance de son organisme ou entreprise est de mise pour bien rédiger votre demande. Un arrimage avec votre plan stratégique est facilitant pour cette étape. Cibler le bon accompagnateur pour vos enjeux constitue une condition clef de la réussite.

Une fois ce plan établi, vous serez mieux outillé pour cibler les bons programmes de financement afin de réaliser vos projets. Pour ne manquer aucune occasion de financement, une veille stratégique s’impose. Suivez les nouvelles ou infolettres des principaux subventionnaires liés à votre secteur d’activités, notamment le ministère du Tourisme et le ministère de la Culture et des Communications. Les associations et les organismes de soutien sont d’autres ressources précieuses pour identifier les programmes de financement. Pensez aux ATR, aux associations touristiques locales, aux services de développement économique des villes, mais aussi à des organismes sectoriels comme Événements Attractions Québec. Ces organismes gèrent parfois des enveloppes de financement qui peuvent vous aider, mais sont aussi en mesure de vous aiguiller vers les bons programmes.

Outre ces ressources, une analyse des programmes s’impose. Tout d’abord, les critères d’admissibilité vous guideront vers les programmes qui sont à votre portée. Est-ce admissible aux entreprises seulement? Aux OBNL? Aux organismes culturels? Bref, cette première étape vous permettra rapidement d’éliminer les programmes qui ne vous conviennent pas.

Avant de pousser plus loin, encore faut-il que votre projet soit clairement défini. Vous devez déterminer quels sont les enjeux que vous voulez attaquer avec votre projet et quels sont vos objectifs. Souhaitez-vous améliorer la gestion de votre organisation, augmenter vos ventes ou augmenter l’attractivité par exemple? Ces enjeux et objectifs vous aideront également à cibler le bon programme. En effet, certains financements s’adresseront à des projets de gestion, d’autres davantage à l’attractivité. Pour s’y retrouver, les points projets et dépenses admissibles sont à consulter dans les programmes identifiés.

Un projet bien défini facilitera la rédaction et l’arrimage de votre demande avec les objectifs du programme. Par exemple, si votre clientèle et la portée de votre projet sont identifiées, vous pourrez cibler une gamme plus étendue d’enveloppes (un projet multi-territorial peut songer à des programmes plus élargis qu’un projet très local). Vous serez plus à même également d’expliquer votre démarche, votre choix d’approche et de justifier les coûts ciblés dans le budget.

Pour votre montage budgétaire, je vous suggère d’analyser les programmes avant de vous lancer dans la rédaction. Quelles sont les sommes maximales que vous pouvez aller chercher dans ces programmes? Vous avez un projet estimé à 200 000$, mais le programme ne finance que des sommes de 20 000$? Il vaut peut-être mieux investir votre temps dans une autre demande. Plusieurs programmes financent 50% des dépenses pour une entreprise et un peu plus, souvent jusqu’à 80%, pour un OBNL. Est-ce que les contributions en nature sont admissibles? Quelle est la mise de fonds dont vous disposez? Quels autres programmes ou commandites pourraient vous permettre de compléter votre montage budgétaire? Portez aussi attention au cumul maximal des aides financières gouvernementales.

En cours de rédaction, n’oubliez pas d’arrimer votre demande aux critères et objectifs du programme. Visez la concision et la clarté. Démontrez l’expertise de l’équipe de réalisation et la démarche qui a guidé votre choix de technologie. N’hésitez pas à joindre, quand c’est possible, des documents expliquant votre démarche (rapport d’accompagnement, devis technique, etc.), ainsi que des lettres d’appui qui démontrent le sérieux de votre démarche.

Ultimement, tout ce travail vous aidera non seulement dans la rédaction de votre demande, mais aussi dans la gestion de votre projet numérique une fois le financement obtenu. De plus, une bonne rédaction de projet facilitera la reddition de comptes une fois le projet complété et maximisera vos chances de succès.

Cet article est rendu possible grâce au Programme de soutien au virage numérique des activités, attractions et événements touristiques québécois, financé par le ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie (MEIE) et le ministère du Tourisme (MTO) dans le cadre de l’Offensive de transformation numérique. La gestion de ce programme a été confiée à Événements Attractions Québec.

Pour en savoir plus, veuillez consulter le site Web Virage Numérique ou envoyer vos questions par courriel à numerique@eaq.quebec.

Écrit par Claudine Drolet

Claudine Drolet est détentrice d’un baccalauréat en communication, profil journalisme, ainsi que d’un certificat en criminologie et d’une maîtrise en histoire. Elle a œuvré comme journaliste pour Radio-Canada pendant une douzaine d’années. Elle a ensuite occupé le poste d’agente de développement culturel — volet patrimoine, à Culture Shawinigan, puis celui de responsable des communications et des événements à la Chambre de commerce et d’industrie de Shawinigan. Depuis mars 2018, elle travaille au DigiHub où elle occupe le poste de coordonnatrice des pôles culturels. Elle est notamment responsable de la coordination du projet Muséolab, du laboratoire numérique du Salon du livre de Trois-Rivières et de celui de l’Orchestre symphonique de Trois-Rivières.