16 août 2022 L'utilisation de logiciels pour les ressources humaines

La gestion des ressources a toujours été au cœur des entreprises : le personnel en est le moteur. Diverses tendances, modes et stratégies de gestion ont été déployées, essayées et abandonnées au fil des années. Le style de gestion des ressources est généralement en corrélation directe avec les tendances sociales et culturelles de l’époque. Je ne vous apprendrai donc rien en mettant de l’avant que les tendances actuelles de notre société sont irrémédiablement orientées vers les technologies, les télécommunications et l’instantanéité de l’accès à l’information.

Bien que les styles de gestion aient évolué dans le temps en fonction des tendances, un réel virage numérique dans la gestion des ressources humaines tarde à voir le jour, comparativement aux autres pans d’une entreprise, tels que la comptabilité, les ventes ou encore la production. Pourquoi? Je n’ai malheureusement pas la réponse, mais j’oserais dire qu’il y a quelque chose de peu instinctif dans le fait d’associer « ressources humaines » et « logiciels de gestion »; c’est comme si nous avions l’impression de dénaturer l’essence même des ressources humaines. La réponse est peut-être bien plus simple que cela aussi : l’administration d’une entreprise a souvent tendance à s’appuyer fortement sur les fichiers Excel! Peu importe la réponse et les raisons sous-jacentes, le virage numérique qui s’impose au sein de toutes les industries doit également se refléter au sein de la gestion des ressources humaines, des petites comme des grandes entreprises.

De nombreux logiciels s’offrent aux entreprises pour la gestion des ressources humaines. Ceux-ci proposent généralement des fonctionnalités similaires quant aux éléments de bases tels que la gestion des informations, la gestion documentaire, l’automatisation des communications, etc. En fonction de vos besoins d’entreprise, plusieurs applications offrent des fonctionnalités plus spécifiques ou encore des intégrations natives offrant accès à davantage de fonctionnalités, telles que la gestion des horaires, l’enregistrement des heures (le « punch in / punch out »), la gestion des vacances, la gestion de la formation, la mise en poste, etc.

L’accès à l’information, la réalité technologique actuelle

Les avantages associés à la mise en place d’un logiciel de gestion des ressources humaines sont multiples et de différents ordres.

Dans un premier temps, cela nous permet de regrouper toutes les informations relatives à une personne à un seul et même endroit. Certaines plateformes vous permettent également de personnaliser la structure des fiches du personnel et de créer des champs spécifiques à vos besoins ou encore d’organiser l’information à votre guise. Vous cherchez la date d’embauche d’une personne, son numéro d’assurance sociale, son contact en cas d’urgence, son contrat signé, sa date d’anniversaire, la prochaine date de révision salariale ou encore les notes de ses dernières évaluations? Tout y est.

Il est également possible de rendre certaines portions de cette fiche accessibles en fonction de différents niveaux d’autorisation. Cela peut être très pratique dans certains cas, par exemple lors du mois de juillet, lorsque plusieurs membres du personnel déménagent et que leurs coordonnées doivent être mises à jour. En leur donnant accès à cette section, ils peuvent le faire par eux-mêmes.

Dans un second temps, l’accès aux informations relatives aux congés revêt aussi son importance. Avant la mise en place d’un logiciel de gestion des ressources humaines, je me faisais demander au moins deux fois par semaine quel était le solde pour telle banque de congés d’un tel employé. Entendons-nous, aller chercher, valider et communiquer cette information n’est pas une tâche à valeur ajoutée. Un logiciel de gestion des ressources humaines permet à toutes les personnes à l’emploi d’une entreprise d’avoir accès de manière autonome à ces informations, en tout temps. Cela étant dit, il est important de garder en tête que la plupart des logiciels n’ont pas d’intégration avec les systèmes de paie québécois; il faut donc importer les mises à jour dans la plateforme à partir de votre système de paie.

Bref, un élément non négligeable des logiciels de gestion des ressources humaines est de donner l’accès aux informations de manière rapide aux différentes parties prenantes qui ont à obtenir, mettre à jour ou modifier des informations sur la fiche d’un membre du personnel.

Automatiser pour mieux communiquer (et ne plus rien oublier)

Mais qui dit « champs avec de l’information » dit aussi « automatisation des communications »! Bon, il n’y a peut-être que moi qui dise cela, mais l’idée est la suivante : tous les champs comportant une information peuvent déclencher des actions automatisées.

Simplifions : à la suite de l’embauche d’un nouvel employé, vous avez indiqué sa date de début dans la plateforme. Un processus automatisé a fait en sorte qu’un champ appelé « Date de fin de probation » soit automatiquement créé et que la date qui correspond à la fin de la période type de probation y soit insérée. Une semaine avant l’échéance, un courriel automatisé est envoyé au gestionnaire du nouvel employé lui indiquant la fin de la probation et les étapes à suivre. Trois jours après, un second courriel est envoyé au nouvel employé avec un questionnaire à remplir et la mention de la fin de sa probation à venir. Lorsque le questionnaire est rempli, l’information est transmise au gestionnaire en vue de la rencontre.

Ceci n’est qu’un exemple à haut niveau des types d’automatisation qui peuvent être réalisés. L’idée à retenir et les avantages qui en découlent sont le fait que vous n’oublierez plus d’anniversaire d’embauche, de rappel pour planifier les vacances ou de fin de probation, et la gestion des ressources humaines n’en sera qu’améliorée, en plus d’être simplifiée.

Outre l’accès à l’information et l’automatisation des communications, la plupart des logiciels de gestion des ressources humaines permettent de suivre et d’évaluer la performance et le développement des compétences, de gérer les demandes de vacances, de matériel et de formations, d’animer une page avec des questions et réponses, et de standardiser l’accueil des nouveaux membres de l’équipe. Les possibilités sont multiples et les solutions technologiques, très variées. Notre conseil est d’opter pour une application abordable, offrant une navigation intuitive et disposant de suffisamment de fonctionnalités pour vous permettre d’évoluer dans votre utilisation de celle-ci.

Vous aimeriez en apprendre davantage ou obtenir de l’accompagnement personnalisé pour votre virage numérique? Dans le cadre du programme Virage numérique propulsé par Événements Attractions Québec, nous travaillons en collaboration avec l’équipe de Cofinia Conseil pour aider les entreprises d’ici à faciliter le changement et la mise en place de nouveaux outils technologiques.

Cet article est rendu possible grâce au Programme de soutien au virage numérique des activités, des attractions et des événements touristiques québécois, financé par le ministère de l’Économie et de l’Innovation (MEI) et le ministère du Tourisme (MTO) dans le cadre de l’Offensive de transformation numérique. La gestion de ce programme a été confiée à Événements Attractions Québec.

Pour en savoir plus, veuillez consulter le site Web Virage numérique ou envoyer vos questions par courriel à numerique@eaq.quebec.

Écrit par Léa Maude Ménard

Proposant une approche systémique basée sur une communication active et une mise en action rapide et concrète des orientations choisies avec le client, Léa Maude Ménard est reconnue pour ses méthodes de travail efficaces, participatives et innovantes. Léa-Maude s’est jointe à l’équipe de Cofinia Conseil à titre de chargée de projet et de spécialiste en gestion de projet, communication et ressources humaines avant d’être promue directrice de la branche d’intelligence d’affaires de l’entreprise. La spécialité de Cofinia Conseil consiste à accompagner les PME et les entrepreneurs dans la résolution de leurs problèmes de gestion, à créer de la valeur, à propulser leur croissance et à améliorer leurs performances financières et commerciales.