29 juin 2022 Une gestion de bénévoles exemplaire

Une gestion de bénévoles exemplaire : Le cas du Wildflower ! Arts and Music Festival

Pourquoi s’y intéresser ?

• Le festival a remporté le prix Pinnacle Or en 2018 et 2019 dans la catégorie « Best Volunteer Program », un prix décerné par l’International Festivals and Events Association.
• Le festival a su fidéliser de nombreux bénévoles, qui s’impliquent au sein du festival depuis plus de cinq ans.

Qu’est-ce que le Wildflower! Arts and Music Festival

Le Wildflower ! Arts and Music Festival (WF !) a fait ses débuts en 1993 dans la ville de Richardson au Texas. Produit par le service des parcs et des loisirs de la municipalité, l’événement de trois jours se tient chaque année au cours de la troisième fin de semaine du mois de mai. Sa programmation comprend entre autres des spectacles de musique sur diverses scènes ainsi que des performances artistiques. Il met également en valeur des artisans locaux ainsi que ceux de la relève à travers des concours de talent.

Au fil des ans, le festival est devenu un événement phare pour la ville de Richardson et attire plus de 60 000 visiteurs chaque année. Depuis sa création, les bénévoles ont joué un rôle clé dans le succès du festival. Leur engagement se manifeste non seulement durant l’événement, mais aussi dans les mois qui le précèdent. Les organisateurs estiment que sans ce soutien, WF ! ne pourrait pas être ce qu’il est aujourd’hui.

Encadrement des bénévoles

Les bénévoles sont bien accompagnés. Ils sont guidés tout au long de leur implication et ils sont répartis en plusieurs groupes aux tâches spécifiques. Certains sont impliqués annuellement sur le comité exécutif de pilotage qui a pour mission d'assurer la bonne gestion de certaines composantes du festival telles que les concours de talents. D'autres viennent en soutien aux commanditaires et aux commerçants, enfin certains effectuent des tâches généralistes.

En 2018, 64 % des bénévoles provenaient d’organisations civiques de la ville de Richardson, 18 % étaient attribuables à des ententes avec des commanditaires et 18 % à des inscriptions faites sur une base individuelle. Le ratio de bénévoles par rapport au nombre de festivaliers était de 1 pour 46.

Recrutement

Le coordonnateur des bénévoles veille à maintenir une bonne communication avec les bénévoles récurrents. Même si l’événement se déroule en mai, il prend contact avec eux dès le mois de septembre afin de confirmer leur présence pour l’édition suivante du festival. Avec l’aide des responsables des bénévoles, le coordonnateur s’occupe aussi de contacter les organisations civiques et les commanditaires afin de compléter certaines affectations.

À partir de janvier, le coordonnateur effectue une campagne de promotion sur les médias sociaux et distribue des dépliants dans divers locaux de la Ville pour attirer les bénévoles supplémentaires.

​​​​​​La formation

Quelques jours avant l’événement, tous les bénévoles qui font partie de l’équipe du consortium des commerçants doivent suivre une formation offerte par le Texas Alcohol and Beverage Commission. Ils y apprennent, entre autres, les lois et mesures à respecter afin de fournir un service qui suit les règles.

Deux semaines avant l’événement, les équipes qui travaillent avec les superviseurs des bénévoles ainsi que les responsables des bénévoles doivent participer à une journée d’information durant laquelle ils recevront les procédures à suivre et les lignes directrices qui guideront leurs interventions.

Les bénévoles généralistes reçoivent préalablement au festival un courriel qui les informe à propos de leurs tâches, de leur horaire et de l’endroit où ils devront se rendre. Il est à noter que lors de leur inscription, les bénévoles généralistes peuvent sélectionner les tâches qu’ils souhaitent accomplir.

​​​​​Avantages et rétention

Les bénévoles peuvent profiter de certains avantages dont deux billets gratuits pour le festival et un laissez-passer pour le stationnement. Ils reçoivent aussi des collations et des boissons tout au long de la fin de semaine.

À la fin de l’événement, chaque bénévole reçoit un courriel personnel ou un appel téléphonique le remerciant de sa participation. Cette communication est également le moment de recueillir des commentaires et des suggestions afin de continuellement améliorer l’expérience des bénévoles.

Quatre semaines après le festival, une fête est organisée afin de souligner la contribution des bénévoles. Tous ceux et celles qui ont travaillé plus de douze heures durant la fin de semaine du Wildflower ! Arts and Music Festival sont invités et peuvent être accompagné d’une autre personne. L’événement comprend un repas, de la boisson et de l’animation. En 2018, 82 bénévoles ont reçu un cadeau d’appréciation supplémentaire ainsi qu’une mention spéciale prononcée par le maire de Richardson.

À retenir

• Le Wildflower ! Arts and Music Festival passe par divers canaux pour recruter des bénévoles. Il compte notamment sur le soutien de la ville.
• Les organisateurs reconnaissent l'importance de la formation et de la transmission des informations dans la rétention de leurs bénévoles. Un bénévole formé est un bénévole motivé.
• Les organisateurs offrent des avantages à leurs bénévoles durant toutes la durée de l'événement pour favoriser un climat et une expérience agréable.
• Les bénévoles sont remerciés personnellement. Des activités de reconnaissance, voire des cadeaux, sont offerts pour souligner leur implication.
• Les organisateurs gardent contact avec les bénévoles en dehors de la période de l'événement pour créer une relation durable et garantir leur rétention.

Ce projet est porté par Événements Attractions Québec et réalisé par le Réseau Veille de la Chaire de Tourisme Transat. Il est rendu possible grâce à la participation financière de :

Écrit par Réseau de veille en tourisme

Le Réseau de veille en tourisme est un organisme spécialisé dans la veille stratégique en tourisme. Il a été créé par la Chaire de tourisme Transat de l’École des sciences de la gestion de l’Université du Québec à Montréal, le 30 janvier 2004, grâce au soutien financier de Développement économique Canada et du ministère du Tourisme du Québec.