16 août 2022 Virage numérique : la gestion du changement en amont

Optimisation des processus, automatisation, logiciels intégrés, logiciels infonuagiques, mobilité des données, indicateurs de performance, tableaux de bord, mise en œuvre, formation... et tout autre terme ou tendance connexe sous la thématique du virage numérique. Mis de l’avant par le gouvernement au travers de plusieurs subventions permettant aux entreprises d’ici de mettre en place des outils technologiques modernes et adaptés, le virage numérique est sur les lèvres de tous les gestionnaires d’entreprises.

Le virage numérique d’une entreprise peut être réalisé en petites itérations sur des éléments de moindre envergure, mais tout aussi significatifs, ou encore sur de grands pans d’activités qui se répercutent directement au cœur de l’organisation. Dans un cas comme dans l’autre, quelques actions sont à prévoir avant d’entamer ce processus transformationnel.

Pour toutes les entreprises, petites ou grandes, effectuer un virage numérique est synonyme de changement. Changement dans les habitudes de travail, dans les outils utilisés, dans les objectifs poursuivis et parfois même dans la raison d’être d’un poste au sein d’une équipe. Par défaut, l’humain ressent souvent un certain inconfort par rapport au changement, encore plus quand celui-ci touche plusieurs facettes de son quotidien. En tant que gestionnaire d’entreprise, nous voyons généralement le virage numérique et les changements qui en découlent comme quelque chose d’excitant, une sorte de renouveau qui permettra de faire croître l’entreprise. Cependant, nous oublions parfois les équipes et les effectifs qui subiront ces changements et qui n’ont pas nécessairement la même vue d’ensemble que la direction.

S’aligner avant de débuter

L’idée de vouloir explorer les avantages d’un virage numérique peut provenir de différentes personnes au sein d’une organisation : direction, équipe de gestion, membre d’équipe ou responsable de projet à la recherche d’outils répondant mieux à ses besoins spécifiques, etc. Cette idée poussera probablement les gestionnaires à mandater des collègues pour effectuer des recherches, réfléchir aux processus et commencer à explorer les solutions possibles. C’est précisément lors de cette étape préliminaire qu’il est essentiel de prendre un temps d’arrêt afin de faciliter la suite des choses.

Premièrement, l’équipe de direction doit se concerter : pourquoi veut-on explorer le virage numérique? Quels sont les objectifs reliés à ce projet? Quels sont les irritants que nous voulons éliminer?

À cette étape, il n’est pas rare que les membres de l’équipe de direction aient de la difficulté à en arriver aux mêmes conclusions. Lorsque cela se produit, nous recommandons souvent d’effectuer un exercice de planification stratégique afin que tous les membres soient arrimés. Il est essentiel pour la réussite d’un projet de virage numérique que la tête dirigeante de l’entreprise ait les mêmes objectifs. À ce stade, il n’est pas recommandé d’impliquer tout le personnel – à moins qu’il ne compte que quatre personnes, entendons-nous!

À la suite des recherches exploratoires, plusieurs possibilités émergent : tel logiciel, telle compagnie qui fait la mise en œuvre et la formation, telle autre qui peut faire du développement personnalisé, etc. Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises avenues, cela dépend vraiment de votre réalité d’entreprise.

 

Communiquer en amont pour faciliter le changement à venir

Une fois que l’équipe de direction s’est alignée sur les objectifs et retombées visés par le virage numérique et que la décision quant aux potentielles solutions technologiques est arrêtée, une seconde étape cruciale s’enclenche : il faut rallier les équipes pour assurer la pérennité des efforts (parfois très importants) qui seront déployés pour mener à bien le projet.

Pour ce faire, on peut user de plusieurs stratégies. Cependant, les objectifs sont les mêmes et sont de deux ordres : communiquer le changement à venir et ainsi préparer le personnel à l’accueillir, et prendre en compte la réalité du terrain qui parfois échappe à l’équipe de gestion.

Très concrètement, cela peut se dérouler au cours de deux ou trois rencontres d’équipe. Si vous avez plusieurs équipes, nous suggérons de faire une première rencontre avec toute l’entreprise ou l’équipe concernée par le changement spécifique, et une seconde en plus petites équipes, voire une troisième si le besoin se fait sentir.

Lors de la première rencontre, il est essentiel de véhiculer de deux à trois messages clairs, simples, logiques et motivants. Ces messages clés doivent être présentés avec force par la direction de l’entreprise, qui doit tout de même faire preuve d’empathie et de compréhension.

À titre d’exemple :

1. « Notre entreprise doit s’adapter à la réalité changeante de notre industrie qui est de plus en plus moderne et technologique. Si nous voulons rester compétitifs, nous devons également nous engager dans cette voie. »
2. « Nous sommes bien conscients que cela va avoir des impacts sur toutes les sphères de l’entreprise (ou la sphère précise) et que les changements à venir seront parfois difficiles. »
3. « C’est pourquoi nous avons besoin de tout le monde afin d’y parvenir. Nous avons besoin de votre participation, mais encore plus de vos commentaires, de vos observations et de votre aide. »

La seconde rencontre, en équipe, vise à comprendre les irritants vécus par les différents membres de l’équipe en lien avec les outils ou les processus actuels. Il y a de fortes chances que divers éléments auxquels vous n’aviez pas d’abord pensé émergent lors de cette rencontre. Peut-être même que ceux-ci vont influencer le choix de la solution technologique finale. Par le fait même, c’est le moment de poser des questions quant aux attentes de chaque personne face à ce virage numérique. L’idée, ici, est d’écouter pour ensuite présenter les objectifs et retombées prévus par l’équipe de direction. Théoriquement, les uns et les autres devraient être alignés sur des degrés différents, mais orientés dans la même direction. Cette rencontre vise également à prendre le pouls de l’équipe face aux changements à venir; vous aurez déjà une bonne idée de quels membres de l’équipe seront des alliés du changement, lesquels seront neutres, mais surtout, lesquels seront réfractaires.

Après la réalisation de ces rencontres, le travail ne fait que commencer! Équipe multidisciplinaire, responsable d’applications, responsable des processus, responsable de projet, etc. : plusieurs stratégies peuvent être déployées afin de réaliser un virage numérique. Pour assurer que le projet soit mené à bien et qu’il s’inscrive dans le temps, l’essentiel est d’investir le temps et l’énergie nécessaires auprès des équipes qui vivront ces changements.

Vous aimeriez en apprendre davantage ou obtenir de l’accompagnement personnalisé pour votre virage numérique? Dans le cadre du programme Virage numérique propulsé par Événements Attractions Québec, nous travaillons en collaboration avec l’équipe de Cofinia Conseil pour aider les entreprises d’ici à faciliter le changement et la mise en place de nouveaux outils technologiques.

 

Cet article est rendu possible grâce au Programme de soutien au virage numérique des activités, des attractions et des événements touristiques québécois, financé par le ministère de l’Économie et de l’Innovation (MEI) et le ministère du Tourisme (MTO) dans le cadre de l’Offensive de transformation numérique. La gestion de ce programme a été confiée à Événements Attractions Québec.

Pour en savoir plus, veuillez consulter le site Web Virage numérique ou envoyer vos questions par courriel à numerique@eaq.quebec.